Integritetspolicy

TRRs behandling av personuppgifter styrs av, och följer, dataskyddsförordningen (GDPR) samt det övriga dataskyddsregelverket. TRR arbetar för att hanteringen av dina personuppgifter ska leva upp till och följa reglernas krav. Alla personer, vars personuppgifter vi behandlar, får närmare information om behandlingen i samband med att uppgifterna samlas in och börjar behandlas.

I denna integritetspolicy finns information om hur och för vilka ändamål vi behandlar dina personuppgifter. Dessutom finns information om vilka rättigheter du som registrerad har enligt dataskyddsförordningen (GDPR).

TRR samlar in personuppgifter från de som är i anställning och de som är i omställning vid TRR-anslutna företag, från representanter vid anslutna företag och andra samarbetspartners, samt från TRRs anställda. Texten är indelad i tre avsnitt som avser de olika kategorierna, för att du som registrerad på ett enkelt och begripligt sätt ska kunna ta del av den information som berör dig.

Behandling av personuppgifter för dig som är i anställning eller omställning vid ett TRR-anslutet företag

Informationen i detta avsnitt handlar om hur TRR behandlar personuppgifter för dig som är i anställning eller omställning hos en TRR-ansluten arbetsgivare.

TRR är en del av den svenska modellen och vår verksamhet ingår i kollektivavtalet, Huvudavtalet, mellan arbetsmarknadens parter Svenskt Näringsliv och PTK. TRR samlar in, registrerar och behandlar nödvändiga personuppgifter med stöd av Huvudavtalet. Avtalet utgör laglig grund för TRRs behandling av dina personuppgifter. I vissa fall används samtycke som laglig grund för behandling av dina personuppgifter. Ett sådant exempel är när TRR samlar in känsliga personuppgifter såsom uppgifter om hälsa eller för de fall vi överför dina personuppgifter till a-kassan. TRR bestämmer ändamålen och medlen för denna behandling och är därför personuppgiftsansvarig för behandling av dessa uppgifter.

TRR är därmed inte personuppgiftsbiträde till de företag som anlitar TRR för omställningsstöd till uppsagda medarbetare, och ingår därför inte personuppgiftsbiträdesavtal med dessa företag.

Syftet med TRRs behandling

Vår hantering av dina personuppgifter är begränsad till vad som är nödvändigt för att bedöma din ansökan och utföra stödåtgärder för dig. Dina personuppgifter behandlas för att vi ska kunna ge dig rätt rådgivning och bemötande, men också för att vi ska kunna erbjuda dig kurser och aktiviteter och betala ut studieersättningar och avgångsersättning om du har rätt till det. Personuppgifterna kan också komma att behandlas inom ramen för support och utveckling av våra system.

TRR kommer att behandla dina personuppgifter för att följa lag, myndighetsbeslut, domstolsbeslut och andra föreskrifter och regler. Exempel på detta är när dina personuppgifter förekommer i bokföringsunderlag (exempelvis fakturor) som måste arkiveras enligt bokföringslagen och när TRR skickar kontrolluppgifter till Skatteverket.

TRR kan även komma att behandla dina personuppgifter i speciella fall som för enkäter, bemötande av synpunkter eller annan liknande kontakt. Den sortens behandling är alltid frivillig och förutsätter att du valt att bli kontaktad av eller att kontakta oss.

De personuppgifter TRR behandlar

De personuppgifter om dig som TRR behandlar beror på det stöd vi erbjuder just dig eller de förpliktelser som vi måste uppfylla, som beskrivet ovan. I olika skeden och delar av vår verksamhet kan vi komma att behandla följande sorters personuppgifter om dig som är uppsagd:

Namn
Personnummer
Kontaktuppgifter: telefonnummer, postadress och e-postadress.
IP-adress och annan enhetsinformation behandlas för att ge dig åtkomst till vårt digitala stöd.
Uppgifter om tidigare befattningar, tjänster och kompetenser.
Uppgifter om utbildning, licenser och meriter.
Uppgift om medverkan vid aktiviteter och kurser.
Tillfällen för dina besök vid TRR - samtal och möten med rådgivare.
Anteckningar om dig och möten med dig, som din rådgivare för löpande.
Din profilbild, om du väljer att ladda upp en sådan som avatar för ditt

TRR-konto eller medskick till ditt cv och personliga brev.

Vissa personuppgifter behandlar vi bara om du uttryckligen samtyckt till det:

Hälsouppgifter
Uppgifter lämnade i enkäter.
Uppgifter från din a-kassa, som behövs för att bestämma din rätt till avgångsersättning (AGE).

Dessa uppgifter behandlas med medvetenhet och noggrannhet. Du har möjlighet att själv logga in på vårt digitala stöd för att lämna samtycke till att vi behandlar hälsouppgifter om dig. Där kan du också återkalla det. Detta är alltid fullt frivilligt.

Så hämtas personuppgifterna

Din ansökan till TRR skickas in till oss av dig själv eller tillsammans med din TRR-anslutna arbetsgivare. Allt för att vi, när din ansökan har kommit in, ska kunna bekräfta att just du har rätt till omställningsstöd från TRR. Senare kan ansökan behöva kompletteras och du behöva lämna ytterligare uppgifter.

Sammanfattningsvis behandlar vi uppgifter som lämnats till oss på följande sätt:

I en ansökan till TRR från dig eller din arbetsgivare och dig.
I senare kompletteringar till ansökan från din arbetsgivare eller dig.
Av dig under tiden ditt ärende handläggs.

Ibland behöver vi hämta in kompletterande information om dig från andra aktörer. Alecta, Collectum, din a-kassa, Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan är några exempel. Dessa aktörer, liksom övriga personer, organisationer eller myndigheter får endast ta del av dina personuppgifter om:

rättslig skyldighet föreligger enligt exempelvis lag, kollektivavtal, myndighetsbeslut, föreskrift eller förordning.
samarbete sker inom ramen för TRRs insatser.

Mottagare av personuppgifter

För att andra organisationer ska kunna lämna kompletterande uppgifter eller utföra sina uppdrag för TRR behöver de ibland behandla (ta del av) dina personuppgifter. För alla samarbeten, organisationer och situationer krävs behörighet att behandla personuppgifterna. Allt för att hanteringen av uppgifterna ska begränsas till den personal som behöver behandla personuppgifterna för att utföra sitt arbete.

Ibland behöver TRR ta hjälp av andra aktörer för att kunna fullfölja våra åtaganden. Det kan till exempel handla om leverantörer och samarbetspartners som hjälper oss att skapa och underhålla vår IT-infrastruktur. Det kan också handla om myndigheter som hjälper oss att komplettera uppgifter i din ansökan. A-kassan, Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan är några exempel.

TRR ingår personuppgiftsbiträdesavtal när vi anlitar underkonsulter, externa kursarrangörer, leverantörer av IT-system eller motsvarande och de behandlar personuppgifter för vår räkning. Genom avtalen ser vi till att våra personuppgiftsbiträden och andra organisationer som behandlar personuppgifter på uppdrag av oss bara använder uppgifterna för att fullfölja de uppdrag som vi gett dem.

Dina personuppgifter behandlas som huvudregel inom EU eller EES. TRR använder endast personuppgiftsbiträden som har ett tillförlitligt IT- och informationssäkerhetsarbete.

I de fall våra personuppgiftsbiträden behandlar personuppgifter utanför EU/EES har dessa genom EU-kommisionens standardavtalsklausuler eller andra säkerhetsåtgärder, åtagit sig att upprätthålla en IT-och informationssäkerhet som motsvarar standarden i EU/EES. Du som registrerad kan ta del av EU-kommissionens standardavtalsklausuler via denna länk: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SV/TXT/PDF/?uri=CELEX:32021D0914&from=SV

TRR använder personuppgiftsbiträden för:

att förmedla meddelanden från våra interna system till klienter och andra mottagare via e-post och SMS
att lagra, bearbeta och överföra vår data via molntjänster
att samla in kompletterande information från a-kassor
att leverera säkerhetssystem såsom inpasseringssystem
arbete med begränsade projekt med inhyrd personal och konsulter.

Sammanfattningsvis kan dina personuppgifter behandlas av, eller delas med, följande mottagare när detta är nödvändigt på de sätt som beskrivs ovan:

A-kassor
Myndigheter
Leverantörer av tekniska verktyg, tjänster och supportfunktioner
Konsultbolag
Bemanningsföretag
Banker

Personuppgifter lämnas enbart ut till myndigheter i de fall det krävs för att efterfölja lag, föreskrifter eller myndighets- och domstolsbeslut.

Bevarande av personuppgifter

När du är i omställning och får stöd från TRR, behandlas dina personuppgifter under tiden du får omställningsstöd och har rätt till efterskydd. När din rätt till efterskydd inte längre gäller, bevaras dina personuppgifter endast om de enligt lagen behöver bevaras. Det kan till exempel handla om uppgifter som finns noterade i fakturor eller andra bokföringsunderlag, som enligt bokföringslagen måste bevaras i sju år.

När du får kompetensstöd (är i anställning) behandlas dina uppgifter under tiden du får kompetensstöd. När du inte längre tar del av kompetensstödet bevaras dina personuppgifter endast om de enligt lagen behöver bevaras, se ovan.

Dina rättigheter

Ett av dataskyddsförordningens (GDPR:s) syften är att skydda enskildas grundläggande rättigheter och friheter, särskilt deras rätt till skydd av personuppgifter. Dataskyddsförordningen ger dig som privatperson, tydliga rättigheter gentemot de som behandlar dina personuppgifter. Syftet är att dina personuppgifter ska behandlas transparent och ge dig kontroll över dina personuppgifter.

Som uppsagd kan du när som helst logga in på TRR.se och granska dina personuppgifter. Din rådgivare har mer information om dig (det som du sagt och vad ni kommit överens om och rådgivaren antecknat). Du kan få tillgång till rådgivarens anteckningar om du begär det. Du som uppsagd har även rätt att begära:

att TRR raderar personuppgifter som du anser inte borde behandlas ("rätten att bli bortglömd")
att TRR rättar uppgifter som du anser är felaktiga ("rätten till rättelse")
att TRR begränsar sin behandling av dina personuppgifter till lagring, exempelvis om du inte vill att de ska raderas ännu ("rätten till begränsning av behandling")
att få mer information om behandlingen och en kopia av de personuppgifter som är under behandling - i elektroniskt format eller papperskopia - ("rätten till tillgång" och "rätten till dataportabilitet").
Du har även rätt att invända mot TRRs behandling av dina personuppgifter (”rätten att göra invändningar”).

Dessa rättigheter är inte absoluta. De förutsätter bedömningar i det enskilda fallet och har begränsningar. Det slutliga beslutet i hur utövandet av dessa rättigheter kommer att tillämpas i det enskilda fallet, fattas av TRRs ledning i samråd med TRRs dataskyddsombud.

Som registrerad har du alltid rätt att framföra klagomål till tillsynsmyndigheten Integritetsskyddsmyndigheten, IMY om du anser att TRR behandlar dina personuppgifter fel enligt dataskyddsförordningen (GDPR).

Till den del behandling av dina personuppgifter baseras på samtycke kan du när som helst återkalla det utan att det påverkar lagligheten av behandlingen fram till dess att du återkallat samtycket. Ett exempel på detta är då du valt att prenumerera på TRRs nyhetsbrev eller att delta i en enkätundersökning. När du är inloggad på TRR kan du återkalla ditt samtycke till behandling av känsliga personuppgifter. Detsamma gäller samtycket till överföring av uppgifter från a-kassan.

Kontakt

Som registrerad har du rätt att kontakta TRRs dataskyddsombud för att utöva dina rättigheter, alternativt ställa frågor om informationen du fått.

E‑post: dataskydd@trr.se

Kollektivavtalsstiftelsen TRR Trygghetsrådet är personuppgiftsansvarig.

E-post: kontakt@trr.se

Telefon: 020-877 877

Box 16291

103 25, STOCKHOLM

Behandling av personuppgifter för representanter vid TRR-anslutna företag och andra samarbetspartners

Informationen i detta avsnitt handlar om hur TRR behandlar personuppgifter för representanter för arbetsgivare och fackförbund för ett TRR-anslutet företag, samt andra samarbetspartners. Vidare förklaras hur vi behandlar personuppgifter för leverantörers och andra samarbetsorganisationers företrädare.

När TRR samlar in, registrerar och behandlar personuppgifter från representanter vid TRR-anslutna företag och andra samarbetspartners, så görs det med stöd av avtal, berättigat intresse och rättslig förpliktelse som laglig grund.

I vissa fall används samtycke som laglig grund för behandling av dina personuppgifter. Ett exempel på sådan behandling är då du valt att prenumerera på nyhetsbrev eller delta i en enkätundersökning.]

TRR bestämmer ändamålen och medlen för denna behandling och är därför personuppgiftsansvarig för behandling av dessa uppgifter. Inom vår verksamhet behandlas personuppgifter som rör företrädare för företag eller organisationer som är berörda av TRRs verksamhet eller bidrar till den.

Syftet med TRRs behandling

Vår behandling av dina personuppgifter är begränsad till att uppfylla syften som utgör grunden i vår verksamhet. Är du kontaktperson för ett TRR-anslutet företag, eller facklig representant för detsamma, behandlar vi dina kontaktuppgifter för att kunna kommunicera med dig till exempel om planerade uppsägningar.

Arbetar du vid ett TRR-anslutet företag kommunicerar vi också med dig via utskick av nyhetsbrev och annan liknande kommunikation. Om utskick riktas till dig personligen, bedömer vi att du i din yrkesroll har ett intresse av en sådan kontakt. Utskicken kan avregistreras på din begäran. Som arbetsgivare eller facklig representant kan du välja att delta vid kurser och andra aktiviteter som TRR erbjuder. Det kan också gälla dig som representerar en samarbetspartner. Dina personuppgifter kommer då att behandlas för att administrera ditt deltagande.

Personuppgifter som rör en representant för en samarbetsorganisation eller leverantör, behandlas för syften som är kopplade till det specifika förhållandet mellan TRR och din arbetsgivare. Det kan exempelvis handla om kommunikation kring leverans av varor eller tjänster.

Viss information om dig behandlas för att följa rättsliga förpliktelser. Det kan till exempel handla om uppgifter i fakturor i enlighet med bokföringslagen eller besöksloggar, som förs för att kunna kontrollera vilka som befinner sig i TRRs lokaler i händelse av nödutrymning.

De personuppgifter TRR behandlar

Alla personuppgifter som TRR behandlar har en koppling till din roll som arbetsgivare eller representant för en organisation som har en koppling till TRR. I olika delar av vår verksamhet kan följande uppgifter om dig behandlas:

Namn
Kontaktuppgifter såsom adress (till arbetsplatsen), telefonnummer, e-postadress
Roll eller befattning
Ort eller plats
Arbetsgivare
Tid och annan uppgift om dina möten vid TRRs kontor i besökslogg
Personnummer vid ansökan om omställningsstöd för uppsagda (behandlas för att möjliggöra säker identifiering)
Personnummer vid besök till TRRs kontor (behandlas för att förenkla mötesbokningar och raderas omedelbart)
Deltagande vid aktiviteter och kurser
Preferenser som rör utskick, nyhetsbrev och liknande kommunikation

Så hämtas personuppgifterna

Dina uppgifter som kontaktperson hämtas till TRR från allmänna källor genom vårt samarbete med Bisnode AB. Uppgifterna lagras i vårt register över anslutna företag och organisationer. TRR uppdaterar registret löpande om det är bristfälligt eller av annan anledning behöver ändras. Kompletterande uppgifter kan då komma att hämtas in från din arbetsgivare.

I samband med en omställning på ett TRR-anslutet företag där tjänstemän sägs upp, skickar arbetsgivaren eller den fackliga organisationen på företaget in kontaktuppgifter om facklig förtroendevald till TRR. Tack vare det kan vi enkelt kontakta den förtroendevalda när vi behöver information och stöd under processen och delge information. När du anmäler dig till TRRs aktiviteter, enkäter eller nyhetsbrev via TRR.se lämnar du själv dina personuppgifter.

Mottagare av personuppgifter

TRR ingår personuppgiftsbiträdesavtal när vi anlitar underkonsulter, externa kursarrangörer, leverantörer av IT-system eller motsvarande och de behandlar personuppgifter för vår räkning. Genom avtalen ser vi till att våra personuppgiftsbiträden, andra organisationer som behandlar personuppgifter på uppdrag av oss, bara använder personuppgifter för att fullfölja de uppdrag som vi gett dem.

TRR använder personuppgiftsbiträden i följande fall:

För att skapa och genomföra enkätundersökningar.
För att trycka och skicka ut vår kundtidning OM Magasin.
För att lagra, bearbeta och överföra vår data i molntjänster.
För att leverera säkerhetssystem som till exempel inpasseringssystem.
Inhyrd personal och konsulter som arbetar med
För att administrera nyhetsbrev och andra digitala utskick.

Dina personuppgifter behandlas som huvudregel inom EU eller EES. TRR använder endast personuppgiftsbiträden som har ett tillförlitligt IT- och informationssäkerhetsarbete.

I de fall våra personuppgiftsbiträden behandlar personuppgifter utanför EU/EES har dessa genom EU-kommissionens standardavtalsklausuler eller andra säkerhetsåtgärder, åtagit sig att upprätthålla en IT- och informationssäkerhet som motsvarar standarden i EU/EES. Du som registrerad kan ta del av EU-kommissionens standardavtalsklausuler via denna länk: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SV/TXT/PDF/?uri=CELEX:32021D0914&from=SV

Personuppgifter lämnas enbart ut till myndigheter i de fall det krävs för att efterfölja lag, föreskrifter eller myndighets- och domstolsbeslut.

TRR använder Bank-ID, en tjänst som tillhandahålls av Svensk E-identitet AB, för säker identifiering vid inloggning till våra ansökningsprocesser och till vissa av våra sidor. Personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter i Bank-ID är den bank som utfärdat Bank-ID till dig, och TRR som ansvarar för den del av ansökan som sker på våra sidor.

Bevarande av personuppgifter

Dina personuppgifter bevaras av TRR under tiden du är anställd eller facklig representant vid ett TRR-anslutet företag. Om du är representant för en leverantör eller samarbetsorganisation, bevaras dina kontaktuppgifter under tiden samarbetet varar.

Dina rättigheter

Enligt dataskyddsförordningen (GDPR) har du som registrerad rätt att begära:

att TRR raderar personuppgifter som du anser inte borde behandlas ("rätten att bli bortglömd")
att TRR rättar uppgifter som du anser är felaktiga ("rätten till rättelse")
att TRR begränsar sin behandling av dina personuppgifter till lagring, exempelvis om du inte vill att de ska raderas ännu ("rätten till begränsning av behandling")
att få mer information om behandlingen och att få ut en kopia av de personuppgifter som är under behandling, i elektroniskt format eller papperskopia ("rätten till tillgång" och "rätten till dataportabilitet").
Du har även rätt att invända mot TRRs behandling av dina personuppgifter (”rätten att göra invändningar”).

Till den del behandling av dina personuppgifter baseras på samtycke kan du när som helst återkalla det utan att detta påverkar lagligheten av behandlingen fram till dess att du återkallat samtycket. Ett exempel på detta är då du valt att prenumerera på nyhetsbrev eller delta i en enkätundersökning.

Kontakt

Som registrerad har du rätt att kontakta TRRs dataskyddsombud för att utöva dina rättigheter, alternativt ställa frågor om informationen du fått.

E‑post: dataskydd@trr.se

Kollektivavtalsstiftelsen TRR Trygghetsrådet är personuppgiftsansvarig.

E-post: kontakt@trr.se

Telefon: 020-877 877

Box 16291

103 25, STOCKHOLM

Behandling av personuppgifter för TRRs anställda

Informationen i detta avsnitt handlar om hur TRR behandlar personuppgifter för dig som är anställd av TRR.

TRR behandlar personuppgifter om dig som anställd. Behandlingen är en grundläggande förutsättning för din anställning och baseras på anställningsförhållandet. Som anställd hos TRR behandlar organisationen dina personuppgifter som laglig grund. I vissa fall används samtycke som laglig grund för behandling av dina personuppgifter. Ett exempel på sådan behandling är när vi behandlar personuppgifter i de fall du som anställd exponeras på bilder eller filmer på TRRs intranät, TRRs sociala medier eller på TRR.se.

Syftet med TRRs behandling

Därför behandlas personuppgifter

Vi behandlar dina personuppgifter för att:

upprätta anställningsavtalet och eventuellt andra avtal under anställningen, inklusive uppgifter om frånvaro
beräkna och betala ut din lön och hantera övriga anställningsförmåner, som till exempel semester samt inbetalning av pensions- och försäkringspremier.

Vi kan även komma att behandla dina personuppgifter för de fall du som anställd exponeras på bilder eller filmer på TRRs intranät eller på TRR.se. Sådan behandling sker på avtalsrättslig grund, eller med samtycke från dig.

Verksamhetsändamål

[TRR kan även komma att behandla:

drift och operation av datorsystem och annan teknisk infrastruktur
support, hantering av kommunikation och kommunikationssystem
administration av personalförmåner, resor och annan personaladministration.

Arbetsrelaterade personuppgifter på intranätet behandlas för verksamhetsändamål samt i syfte att underlätta och effektivisera medarbetarnas arbete. Anledningen är även att öka tillgängligheten av information internt inom TRR och för ett effektivt utnyttjande av intranätet.

Rättsliga och legala ändamål

Vidare behandlas uppgifterna för att tillmötesgå rättsliga krav som bokföring och redovisning, för att uppfylla kollektivavtal och för att uppfylla förpliktelser mot Försäkringskassan och försäkringsgivare. Uppgifter kan också behandlas för att fullgöra övriga skyldigheter eller utöva rättigheter inom arbetsrätten, eller för att rättsliga anspråk ska kunna fastställas, göras gällande eller försvaras.

Information kan även samlas in och behandlas för ändamål som anges i lag eller förordning eller för ytterligare ändamål i enlighet med dataskyddsregelverket.

Planering av verksamheten

Behandling av olika personuppgifter kan behövas för att planera och genomföra TRRs verksamhet. Det handlar då om resurshantering, tidsplaneringen statistik, tillhandahållande av samordningstjänster, upprättande och underhåll av externa relationer samt för att underlätta planering och genomförande av utbildning och för att underlätta ledningsbeslut avseende dig.

Uppgifter kan även användas för intern rekrytering, utvärdering av arbetsprestationer och professionell utveckling, liksom för hantering av know-how, för rapportering och information till myndigheter samt annat som är nödvändigt för verksamheten inom TRR.

Säkerhet

Uppgifter behandlas även i syfte att kunna upprätthålla hög säkerhet för TRR genom skalskydd, IT-säkerhetslösningar och liknande, som är nödvändigt för verksamheten inom TRR.

De personuppgifter TRR behandlar

Information om dig

De vanligaste uppgifterna vi samlar in om dig är namn, personnummer och kontaktuppgifter, som telefonnummer, adress och mejladress.

Andra uppgifter vi samlar in är:

Kontouppgift hos bank
Position och arbetsbeskrivning
Kompetens, erfarenhet och utvecklingsplan
Användaridentitet
Inspelning av röst samt foto (först efter särskilt samtycke)
Arbetstid, arbetad tid, frånvaro och anledning till denna
Eventuella sjukintyg
Lön, löneutbetalningar och övriga förmåner
Övriga uppgifter som krävs för personaladministration

Medlemskap i fackförening behandlas i den mån du själv har uppgivit detta och då bara för tydliga syften, som att TRR ska kunna fullgöra sina skyldigheter eller utöva rättigheter inom arbetsrätten.

Arbetsrelaterade uppgifter

Andra uppgifter som TRR behandlar är arbetsrelaterade personuppgifter, som deltagande i möten eller projekt samt arbetsuppgifter och dess genomförande. Den typen av information kan göras tillgängliga på TRRs intranät.

TRR har även rätt att inhämta information som rör teknisk utrustning eller andra medel, till exempel genom loggning av telefonsamtal, övervakningssystem och temporärt eller permanent lagrad information från användande av datornätverk. Sådana uppgifter kan vara besökta IP-adresser, användaridentitet och lösenord för datorresurser samt mejladress.

Så hämtas personuppgifterna

Uppgifter om dig som anställd kommer huvudsakligen och ursprungligen från dig själv. Men i vissa fall hämtas kompletterande uppgifter in från allmänna källor som myndigheter.

I andra fall kan uppgifter inkomma från samarbeten rörande pension, förmåner eller andra lösningar där TRR måste ta hjälp av andra organisationer. Dessutom kan uppgifter om dig komma in från leverantörer i samband med resor eller vid utförande av säkerhetsarbete

Mottagare av personuppgifter

Intern tillgång till uppgifterna

Dina personuppgifter är till för intern användning, och är som huvudregel endast tillgängliga för anställda inom TRR. Även internt är tillgången till uppgifterna begränsad beroende på befattning och behörighet.

Som exempel har medarbetare på HR tillgång till uppgifter om personalen som övriga anställda inte har, som uppgifter om personalförmåner.

Huvudregeln är att endast den som har behov av uppgifterna har tillgång till dem.

Uppgifter till externa mottagare

Vissa uppgifter lämnas dock ut till utomstående då detta krävs för TRRs verksamhet eller för att TRR ska kunna fullgöra förpliktelser som vilar på TRR enligt lag eller avtal.

De mottagare som kan bli aktuella för sådana nödvändiga uppgifter är myndigheter som Skatteverket och Försäkringskassan och organisationer som försäkringsgivare och pensionsinstitut, till exempel Alecta. Även resebyråer, transportföretag och hotell i samband med resor kan behöva ta del av uppgifter om dig.

I vissa fall kan det även vara nödvändigt att lämna ut vissa uppgifter till företag och organisationer som TRR samarbetar med för att fullgöra sina uppgifter. Begränsade uppgifter såsom kontaktuppgifter och position kan även komma att lämnas ut till allmänheten och potentiella kunder.

Dina personuppgifter behandlas huvudsakligen inom EU/EES, men vissa av våra produktleverantörer har verksamhet även i USA. Därför kommer dina användaruppgifter, och vissa övriga personuppgifter som förekommer i licensierade produkter som tillhandahålls av sådana leverantörer, att behandlas av dessa leverantörer i USA.

TRRs personuppgiftsbiträden med verksamhet utanför EU/EES har genom EU-kommissionens standardavtalsklausuler eller andra säkerhetsåtgärder, åtagit sig att upprätthålla en IT- och informationssäkerhet som motsvarar standarden i EU/EES. Du som registrerad kan ta del av EU-kommissionens standardavtalsklausuler via denna länk: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SV/TXT/PDF/?uri=CELEX:32021D0914&from=SV

Bevarande av personuppgifter

Uppgifter som lagras enligt lag

Vissa uppgifter om dig kommer att bevaras av TRR för att följa förpliktelser enligt lag att lagra information i viss tid. Exempel:

Uppgifter om din tidrapportering bevaras i två år från årsskiftet närmast efter senaste rapporteringstillfälle.
Löneuppgifter bevaras i upp till tio år i enlighet med bokföringslagen och preskriptionslagen.
Uppgiften att du varit anställd hos TRR och skälet till att din anställning upphört sparas av TRR tillsvidare för att tillgodose företrädesrätt när detta gäller och för att tillgodose TRRs berättigade intresse att känna till vem du är om du i övrigt ansöker om arbete igen.

Uppgifter i övrigt

Uppgifter bevaras i övrigt bara så länge det är nödvändigt för att göra uppföljningar eller kontroller och tas sedan bort.

Till exempel kommer personuppgifter från medarbetarsamtal, testresultat, logguppgifter, in- och utpasseringsuppgifter att tas bort inom en kort period från det att din anställning har upphört.

Dina rättigheter

Enligt dataskyddsförordningen (GDPR) har du som registrerad rätt att begära:

att TRR raderar personuppgifter om du anser att de inte borde behandlas ("rätten att bli bortglömd")
att TRR rättar uppgifter som du anser är felaktiga ("rätten till rättelse")
att TRR begränsar sin behandling av dina personuppgifter till lagring, till exempel om du inte vill att de ska raderas ännu ("rätten till begränsning av behandling")
att få mer information om behandlingen och att få ut en kopia av de personuppgifter som är under behandling, i elektroniskt format eller papperskopia ("rätten till tillgång" och "rätten till dataportabilitet").
Du har även rätt att invända mot TRRs behandling av dina personuppgifter (”rätten att göra invändningar”).

Som registrerad (anställd som har lämnat personuppgifter) har du alltid rätten att framföra klagomål till tillsynsmyndigheten Integritetsskyddsmyndigheten, IMY, om du anser att TRR behandlar dina personuppgifter fel enligt Dataskyddsförordningen (GDPR).

Kontakt

Som registrerad har du rätt att kontakta TRRs dataskyddsombud för att utöva dina rättigheter, alternativt ställa frågor om informationen du fått.

E‑post: dataskydd@trr.se

Kollektivavtalsstiftelsen TRR Trygghetsrådet är personuppgiftsansvarig.

E-post: kontakt@trr.se

Telefon: 020-877 877

Box 16291

103 25, STOCKHOLM